Quel cadre légal pour utiliser la télématique dans ma gestion de flotte ?
Si les dispositions en vigueur datent de quelques années, l'entrée en application en 2018 du Règlement général de protection des données (RGPD) a fait resurgir des interrogations liées à l'utilisation de la géolocalisation via la télématique embarquée. Pourtant, ce nouveau texte de référence n'apporte aucune complication supplémentaire dans l'utilisation des dispositifs de télématique au sein de vos flottes de véhicule. Bien au contraire : les nouvelles réglementations ont même tendance à faciliter vos démarches, comme le détaille Éric DELISLE, au moment de préciser les obligations des employeurs vis-à-vis de la CNIL.
"Il y a beaucoup de contre-vérités sur le RGPD, ce qui peut faire peur à certaines entreprises. En réalité, les choses sont plutôt simples ! Première bonne nouvelle : l'ancien formulaire administratif qui devait être envoyé à la CNIL a été supprimé, au profit d'une logique de responsabilisation."
Comment se concrétise cette "logique de responsabilisation" ? Dans la directe lignée du RGPD et de la nécessité de définir strictement l'utilisation d'une information collectée, elle vise à bien préparer le contexte justifiant la récupération de données par la télématique, mais aussi d'informer les collaborateurs concernés par ce processus pour leur permettre d'y voir clair sur les droits dont ils peuvent se prévaloir à ce sujet. "Il faut veiller à 5 grands principes", ajoute Eric DELISLE. "Lister les objectifs de la mise en place de la télématique, informer chaque personne concernée par la récolte des données et leur permettre d'exercer leurs différents droits, ne collecter que les données strictement nécessaires à l'objectif, conserver ces données seulement le temps nécessaire et veiller à leur sécurité et à leur confidentialité."
Le devoir d'information de vos collaborateurs est lui aussi régi par cette volonté de responsabiliser les entreprises. Ainsi, il n'existe pas de démarches administratives proprement dites à respecter à la lettre concernant la transparence vis-à-vis de vos collaborateurs. La CNIL en appelle simplement à la bonne foi des entreprises en leur laissant le champ libre sur les modalités d'information, tout en s'assurant que des preuves de cette bonne communication puissent être établies lorsque cela s'avère nécessaire. "La CNIL n'impose pas de forme spécifique. Le règlement demande simplement que les personnes soient informées et que l'entreprise puisse le prouver.", précise Éric DELISLE. "Cela peut être via un e-mail, un imprimé etc. La signature du salarié peut être demandée mais ce n'est pas une obligation."
Géolocalisation et suivi de flotte : quels objectifs pour une entreprise ?
Le recours à la télématique doit ainsi répondre à une réflexion clairement définie et intégrée aux activités de l'entreprise, notamment dans le but d'optimiser votre champ d'intervention ou d'améliorer la qualité des services fournis. Tout le travail préparatoire attendu par les instances garantes de la protection des données personnelles, repose ainsi sur la formalisation des objectifs visés à travers la mobilisation de dispositifs de télématique embarquée.
Eric DELISLE apporte ainsi des éléments concrets pour aider les entreprises à mieux inscrire leur utilisation de données dans la législation en vigueur. "Il faut en premier lieu pouvoir répondre aux questions : "Pourquoi, en tant qu'entreprise, je souhaite obtenir des données ? Quels sont mes objectifs précis et légitimes ?". Quelques exemples de réponse : optimiser les trajets et l'utilisation des véhicules, améliorer les prestations, réduire le temps d'attente des clients..."
Derrière cette recommandation se cache un écueil à impérativement éviter : un cadrage trop imprécis et lacunaire pour l'utilisation des données récupérées, qui risquerait de remettre en cause la légitimité de la collecte de ces informations. "Bien évidemment, le simple fait de vouloir contrôler en permanence les faits et gestes des collaborateurs n'est pas un objectif légitime ! Pour vous aider, vous pouvez vous appuyer sur l'ancienne "norme simplifiée 51" en ligne sur cnil.fr. Elle n'a plus de valeur juridique aujourd'hui, mais elle donne des exemples très utiles."
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Et si vous profitiez d'outils connectés permettant d'améliorer le pilotage et le suivi de votre flotte ? La solution Mobility Connect vous apporte un volume important d'informations récupérées au plus près des habitudes de vos collaborateurs. A partir d'un boîtier embarqué directement installé dans vos véhicules et des fonctionnalités du portail Mobility, agissez efficacement sur votre TCO (Total Cost of Ownership), gagnez du temps dans votre gestion de flotte au quotidien et mettez en place des actions concrètes grâce aux rapports détaillés établis sur l'usage de votre parc.
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