Charte véhicules : les points à ne pas négliger

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Lors de l’attribution d’un véhicule de fonction à l’un de vos collaborateurs, il est recommandé de lui remettre une charte définissat les conditions d’utilisation de la voiture. Sous forme de contrat signé par le salarié et l’entreprise, ce document vous permettra d’organiser votre parc automobile plus sereinement, d’éviter les litiges et de définir les responsabilités de chacun. Mais, concrètement, que doit-on y mettre ? Bien que les règles varient en fonction des sociétés, il existe sept points incontournables à aborder.

Par Fabien H. - Publié le 26/11/2018, mis à jour le 22/07/2019 

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1. Les règles d’utilisation du véhicule à titre privé

En général, la conduite d’une voiture de fonction à des fins personnelles est interdite (week-ends, vacances, prêt à un conjoint ou à un ami, conduite accompagnée…). Dans la charte, pensez donc à préciser si le véhicule est destiné à un usage strictement professionnel. Vous pouvez mentionner les créneaux horaires de mise à disposition et la zone géographique où l’utilisation du véhicule est autorisée. Si vous le souhaitez, donnez éventuellement la possibilité au covoiturage entre collègues.

2. La marche à suivre pour l’entretien et la réparation du véhicule

Indiquez les opérations qui incombent au salarié (contrôle des niveaux, pression des pneus, bris de glace, nettoyage et entretien de l’habitacle…), les frais pris en charge par l’entreprise et les procédures à respecter (dépôt du véhicule au garage, contact du gestionnaire de flotte…). Si vous avez conclu un contrat d’entretien avec une société et/ou un garage, n’oubliez pas de le préciser. Enfin, n’hésitez pas à rappeler que le collaborateur est garant du respect des consignes du constructeur. Et surtout, n’oubliez pas : une voiture bien entretenue, c’est aussi un plus pour l’image de votre société !

3. La procédure en cas d’accident, de panne ou de vol

La charte doit décrire la démarche de déclaration d’un sinistre. Qu’il s’agisse de la réalisation d’un constat amiable lors d’un accident, du dépôt de plainte en cas de vol ou encore du signalement à l’assurance, l’essentiel est d’aiguiller vos collaborateurs. Si vous disposez d’une assistance technique gérant les dépannages 24h/24 et 7j/7, précisez-le également. Vous pouvez enfin mentionner quelques règles de sécurité pour dissuader les voleurs (fermer systématiquement le véhicule à clé, ne pas laisser d’ordinateur, de téléphone ou d’objets de valeur dans le véhicule…) et rappeler éventuellement que l’entreprise ne pourra prendre en charge le remboursement du matériel volé si ces conditions n’ont pas été appliquées par le salarié.

4. La police d’assurance couvrant le véhicule d’entreprise

Qui est assuré (seulement le salarié à qui a été attribué le véhicule et/ou d’autres personnes autorisées par l’entreprise suivant des modalités spécifiques) ? Que couvre l’assurance ? Quel est le montant de la franchise et qui en est redevable en fonction de la situation constatée ? Informez vos collaborateurs sur les conditions prévues dans votre contrat d’assurance automobile.

5. Les règles de sécurité et les interdictions

Il n’est jamais trop prudent de rappeler à vos collaborateurs la nécessité de respecter le code de la route et d’éviter tout comportement dangereux (prise de drogues, alcool…). Définissez clairement les conditions qui impliquent leur responsabilité et encouragez une conduite sans risques.

6. La responsabilité du collaborateur en cas de contraventions

S’il commet une infraction routière au volant de sa voiture de fonction, c’est au collaborateur d’acquitter les amendes et de prendre en charge les peines telles que les retraits de points ou de permis, voire les poursuites engagées devant un tribunal. Avertissez également vos salariés qu’ils doivent systématiquement vous prévenir de toute contravention et des sanctions encourues.

7. Les outils pour accompagner les collaborateurs sur la route

Pour finir, communiquez sur le fonctionnement de la carte de paiement de carburants et sur les autres supports leur donnant accès à des services ou privilèges dédiés (cartes loueur, club, etc.)

La charte véhicules pourra alors servir de mode d’emploi à vos salariés, pour les aider à utiliser leur véhicule au mieux.

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Cette carte carburant professionnel s’adapte à vos exigences. Paiement des carburants et services en stations autorisés (lavage, entretien, lubrifiants, boutique), des parkings et péages et le paramétrage de plafonds d'achat, de jours d'utilisation...En cas de dépassement des habilitations, vous êtes automatiquement alerté et vous pouvez ainsi maîtriser au mieux les frais de vos collaborateurs. Parce qu’après tout, la confiance n’exclut pas la vigilance !

Aussi, un vrai plus pour vous gestionnaire : une vision globale des dépenses via une facture unique.

Pour aller plus loin

• La car policy : un enjeu stratégique majeur pour votre flotte

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