Gestionnaire de flotte : optimisez votre prise de poste
Polyvalent et occupant un poste central dans l'entreprise, le gestionnaire de flotte doit à la fois être capable de gérer les contrats avec divers prestataires, bien connaître le cadre réglementaire et la fiscalité liée à son activité et être à même d'analyser de nombreuses données. Il doit savoir s'adapter aux nombreux défis qui l'attendent, dans un environnement par définition mobile qui varie sensiblement en fonction de la taille de la flotte et de l'entreprise, de l'équipe en place... Mais comment faire en sorte d'optimiser sa prise de poste et gérer dès le départ un parc automobile de manière optimale ? Conseils et réponses ici...
Par Tristan - Publié le 19/05/2021
Lecture : 4 min
Devenir gestionnaire de flotte
Embrasser la carrière de gestionnaire de flotte n'implique pas de suivre un cursus linéaire. En effet, plusieurs diplômes – idéalement complétés par une expérience de terrain – permettent d'exercer ces fonctions. Idéalement, celles et ceux souhaitant choisir ce métier doivent avoir un niveau BAC + 2, profil privilégié par les recruteurs. Plusieurs BTS et DUT – soit deux années d'études post bac – préparent au métier. En effet, un gestionnaire de flotte bien formé sera mieux armé pour faire face à ses fonctions et à sa prise de poste dans une nouvelle entreprise.
Les qualités du gestionnaire de flotte
Ce métier étant soumis à de fortes contraintes et à des enjeux organisationnels et financiers majeurs, celles et ceux qui l'exercent doivent avoir des compétences et qualités professionnelles spécifiques :
- Être un bon... gestionnaire : cela signifie savoir s'organiser et être capable d'identifier et de comprendre les contraintes et les priorités, de s'adapter à un cahier des charges et d'avoir une capacité d'analyse permettant de trouver une solution adaptée à chaque cas.
- Bien maîtriser la dimension financière du poste et les différents leviers d'optimisation fiscale, la gestion de flotte constituant l'une des dépenses très importantes d'une entreprise.
- Connaître les enjeux liés à la RSE (Responsabilité sociétale des entreprises), car les choix faits en matière de gestion de flotte – orientation vers la mobilité électrique par exemple – ont un impact majeur.
- Maîtriser divers aspects techniques : fonctionnement et maintenance des véhicules, évolutions technologiques en matière de carburants verts notamment, cadre légal..., les aspects techniques du métier de gestionnaire de flotte sont multiples. Celui-ci doit donc assurer une veille constante pour rester informé.
- Connaître les outils digitaux : la gestion de flotte évoluant toujours plus vers le numérique, il doit par ailleurs être capable de maîtriser les nouveaux outils à sa disposition.
- Savoir communiquer : comme pour tout métier impliquant un travail d'équipe, le gestionnaire de flotte doit avoir un bon sens de la communication de groupe.
Prise de poste : les 100 premiers jours cruciaux
Particulièrement populaire dans l'univers des managers, le principe dit 'des 100 jours' s'applique pour les nouveaux gestionnaires de flotte. L'idée est de profiter des premières semaines d'activité pour observer, avec un regard neuf, la situation avec acuité donner une nouvelle impulsion à l'activité tout en instaurant un climat de confiance avec son équipe, et passer à l'action rapidement mais sans précipitation.
Nouer des contacts
Dans le cas particulier du gestionnaire de flotte, il faudra dès le départ nouer des contacts privilégiés avec ses interlocuteurs : à l'interne, avec des services comme la logistique, la direction, la comptabilité, et, à l'externe, avec les partenaires incontournables comme le loueur, l'assureur, le spécialiste du logiciel de gestion de flotte, les prestataires liés à différents services comme la carte carburant...
Réaliser un audit
Dans le même temps, il est essentiel de se livrer à une analyse précise du fonctionnement du parc automobile en s'intéressant de près à plusieurs aspects de l'activité :
- Quels sont les usages de la flotte ?
- Quelles sont les solutions de mobilité retenues ?
- Les choix en termes de renouvellement de la flotte ?
- Les modes d'utilisation des véhicules par les collaborateurs ?
- L'état du parc et les indicateurs de performance mis en place ?
- Les services et partenariats souscrits par la personne en poste précédemment ?
Autant de questions qu'il convient de se poser et auxquelles il faut apporter une réponse basée sur l'observation, l’analyse des données et les échanges. Une fois cet audit réalisé, le nouveau gestionnaire de flotte est mieux armé pour définir un plan d'action autour de différents items – refonte de la car policy, souscription à de nouveaux services, mise en place de nouveaux partenariats, sensibilisation des conducteurs... - qui permettra d'optimiser durablement l'activité.
