Gestion de flotte automobile : le guide complet

Gérer une flotte automobile consiste à organiser le parc de véhicules d’une entreprise et à accompagner ses conducteurs. C’est pour l’entreprise un enjeu important de gestion et de réduction des coûts. Quels sont les indicateurs à surveiller ? Sur quels leviers agir ? Quelles sont les dernières évolutions du métier ? Suivez le guide.

Par Nicolas - Publié le 19/03/2021

Lecture : 4 min

Types de flottes et modes de gestion

Concrètement, la gestion de flotte suppose de piloter le parc de véhicules de l’entreprise et de mettre les conducteurs dans les meilleures conditions pour leurs déplacements professionnels. L’expression « flotte automobile » recouvre en effet tous les véhicules de l’entreprise (véhicules de fonction ou de société, mais aussi véhicules professionnels comme les utilitaires légers, camionnettes ou camions). La composition de la flotte d’une entreprise dépend bien évidemment de son activité et de ses besoins.

Au sein des entreprises, la gestion de la flotte peut être assumée par un service spécialisé ou confiée à un employé doté de compétences en logistique et analyse des données. L’entreprise peut aussi l’externaliser en faisant appel aux services d’un « fleeter ».

Les défis de la gestion d’une flotte automobile

Le gestionnaire de flotte est amené à agir sur un grand nombre de leviers. En voici une liste non-exhaustive :

Les dépenses liées à l’utilisation des véhicules : assurance, carte grise, péages, loyer, entretien, carburant, etc ;
Le planning et les itinéraires des véhicules ;
Le tracking des véhicules via la géolocalisation en temps réel ;
Les imprévus qui peuvent survenir sur la route : accidents, pannes, amendes ;
L'achat et le renouvellement des véhicules dans un contexte de transition énergétique ;
Répondre aux réglementations en vigueur et s'adapter aux nouvelles normes.

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L’idée est bien sûr d’optimiser la gestion de tous ces chantiers afin de gagner du temps et de limiter les dépenses. Pour cela, il existe un certain nombre d’outils et de bonnes pratiques.

Les indicateurs de performance améliorent la gestion de la flotte automobile

Le gestionnaire d’une flotte automobile doit avoir des yeux partout. C’est pourquoi il est important de fixer les bons indicateurs à surveiller (les KPI pour Key Performance Indicators) afin de mesurer la performance et d’évaluer en temps réel l’efficacité de chacune des décisions prises.

Le gestionnaire doit également avoir une vision globale de l’ensemble des dépenses de la flotte, ce qui lui permet de calculer le TCO (Total Cost of Ownership). Il peut ensuite définir ses objectifs de performance en utilisant la méthode SMART (spécifique, mesurable, ambitieux, réalisable) bien connue dans le monde du management et qui garantit que ceux-ci soient pertinents et mesurables.

Au-delà des indicateurs de performance, le gestionnaire est mobilisé sur le renouvellement de la flotte pour faire davantage de place aux véhicules propres. C’est un renouvellement progressif qui voit les véhicules électriques ou hybrides peu à peu remplacer les voitures thermiques à un rythme qui dépend de la structure et de la taille de l’entreprise. Celle-ci doit communiquer tous les ans un rapport avec le pourcentage de voitures à faibles émissions de CO2 (des électriques aux hybrides émettant au maximum 60 g/km) qui ont pris la place des voitures thermiques.

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Faire appel à un logiciel de suivi de la flotte automobile

Les logiciels de gestion de flotte sont un outil précieux pour les gestionnaires de flotte. L'espace client MOBILITY, offert avec la carte TotalEnergies, offre des fonctionnalités de gestion de supports et des fonctionnalités avancées liées à la fiscalité, l’administratif ou encore des alertes sur les différentes dépenses, etc.

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Une offre de télématique embarquée peut venir compléter les indicateurs d’un outil de gestion de flotte. Avec FLEET Connect, les gestionnaires savent précisément où se trouvent leurs véhicules. Ils peuvent proposer de meilleurs itinéraires aux conducteurs en tenant compte du type de véhicule ou de l’état de la circulation… Une bonne manière d’optimiser le rendement de la flotte.

De la gestion de la flotte à la gestion de la mobilité

Ces dernières années, de nouvelles options de transport relevant notamment de la mobilité douce sont apparues dans le paysage. Cela a un impact sur les missions des gestionnaires de flotte qui ne se contentent plus de gérer le parc de véhicules de l’entreprise mais interviennent également sur les trajets domicile-travail, les voyages d’affaires et les déplacements impliquant de nouveaux modes de mobilité comme le vélo, les navettes ou le covoiturage.

Cette évolution du métier de gestionnaire de flotte témoigne de l’intégration croissante de la RSE dans la politique de mobilité des entreprises, qui vise des déplacements plus propres et plus verts.