Notes de frais et récupération de TVA au cœur du budget mobilité des entreprises

La gestion de la mobilité en entreprise revêt aussi une dimension fiscale, avec notamment le traitement des notes de frais et la récupération de la TVA sur les dépenses professionnelles. L’enjeu est double : garder la main sur ces frais pour maîtriser le budget mobilité et réduire le temps consacré à la gestion administrative.

Par Anne - Publié le 05/01/2021

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Notes de frais : un périmètre complexe

Tous les frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle et dans l’intérêt de l’entreprise sont susceptibles d’être remboursés par l’employeur, à condition d’être proportionnés et justifiés. Repas, déplacements, frais de carburants (essence, diesel, énergies), hébergements, abonnements… Le salarié doit en effet fournir les justificatifs prouvant la réalité de chaque dépense. 

Une note de frais est une fiche, dématérialisée ou non, qui récapitule l’ensemble des frais professionnels engagés par le collaborateur durant une période donnée, avec la date de la dépense, son montant et son motif. Pour un déplacement, il faut aussi préciser son motif, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé. Les indemnités kilométriques sont calculées sur la base d’un barème spécifique à chaque type de véhicule.

Votre salarié invite des clients au restaurant ? La note de frais doit indiquer leurs noms et fonctions, le motif de l’invitation et le nom de leur entreprise. Dans le cas de frais d'hébergement, les dépenses seront recevables à deux conditions : le domicile du salarié est trop éloigné (50 km minimum) ou mal desservi par les transports en commun (au moins 1h30 de trajet). Les justificatifs doivent indiquer le nombre de nuitées et les frais imputés à la chambre.

Bon à savoir : pour certaines dépenses, au-delà d’un certain seuil fixé par l’administration fiscale, les sommes remboursées seront considérées comme des avantages en nature, soumis à cotisations sociales et imposables. Cela concerne par exemple les frais de repas, les indemnités kilométriques ou encore les frais engagés pour le télétravail.

Le remboursement des notes de frais : comment ça marche ?

Il existe plusieurs cas de figure pour le remboursement des notes de frais, qui peut s'effectuer en suivant les conditions suivantes.

Le remboursement des frais réels 

Le salarié avance les frais puis est remboursé des montants exacts engagés sur présentation des justificatifs. 

Le remboursement forfaitaire 

L’entreprise verse au salarié une allocation globale forfaitaire et récurrente, calculée selon un barème déterminé par l’URSSAF. Le salarié n’a plus besoin de fournir les justificatifs de ses dépenses. 

La déduction forfaitaire spécifique 

On applique un abattement sur le salaire brut du salarié. Son taux varie selon la profession exercée. A titre d’exemple, il est de 30% pour les VRP et les journalistes. Le plafond est de 7 600 € / salarié / année civile. 

Notes de frais : quels délais de remboursement ?

Légalement, une entreprise dispose de 5 ans pour rembourser un salarié après présentation de la note de frais. Dans la pratique, les notes de frais sont généralement remboursées sous deux mois. Le délai de remboursement dépend grandement de l'efficacité des processus de validation et de la qualité des solutions de gestion mises en place. A noter que l'employeur peut imposer aux salariés, par une simple note de service, un délai limite pour produire ses justificatifs de frais. Ce délai dépassé, l’entreprise n’est plus tenue de rembourser les montants engagés.

Comment récupérer la TVA déductible sur les notes de frais pour une entreprise ?

Chaque justificatif de dépense doit stipuler le taux de TVA appliqué, le montant de la TVA et le montant TTC. La récupération de la TVA est possible sur de nombreux frais nécessaires aux besoins des entreprises, mais pas sur tous ! Une gestion de la fiscalité qui peut donc virer au casse-tête.

Dans le domaine des frais de déplacements, la TVA n’est ainsi pas toujours récupérable. C'est notamment le cas pour les tickets de parking, les indemnités kilométriques remboursées aux salariés, les billets d’avion, de train, bus ou bateau, la location et l’entretien d’un véhicule de tourisme, l’essence, sans plomb 95, 98 et E10, ou encore les frais d’hébergement ou de logement.

A contrario, la TVA est récupérable sur les frais de repas, les repas d’affaires et frais de réception, les péages, les frais de location et d’entretien, les frais de carburants (hors essence) des VU, et pour les véhicules de tourisme, à 80% sur le gazole et le super-éthanol, à 50% sur le GPL à l’état gazeux.

TVA récupérable pour les sociétés : des règles variables en France ou à l’étranger

Vous payez la TVA sur des achats dans l’UE ou hors de l’UE ? Vous pouvez effectuer une demande de remboursement de la TVA étrangère à certaines conditions, variables selon le régime fiscal du pays concerné. Les dates limites pour demander le remboursement sont elles aussi différentes selon que la demande de remboursement est effectuée auprès d’un Etat situé ou non en Union européenne. Par ailleurs, les formalités sont compliquées par les divergences de législation hors de l’UE, mais aussi au sein de l’UE, où le système TVA n’est pas unifié.

Déductibilité, TVA exonérée... Renseignez-vous sur le fonctionnement appliqué dans chaque pays

Avec une part de TVA déductible et des règles de récupération variables d’un pays à l’autre, il n'est ainsi pas toujours facile de s’y retrouver. Exemples : la TVA sur la location de voiture peut faire l'objet d'une demande de remboursement en Allemagne, mais pas en France. Vous avez la possibilité de récupérer la TVA sur les frais de restauration en France, pas en Belgique.

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