L’implication de tous pour une définition précise des besoins
Dans la car policy, plusieurs catégories de véhicules doivent être clairement définies. Les commerciaux, techniciens, cadres ou dirigeants n’auront pas forcément les mêmes choix de modèles puisque leurs profils sont différents. L’enjeu est de comprendre les besoins de chaque acteur en fonction de son statut et de ses activités professionnelles, tout en gardant à l’esprit le niveau de l’activité économique de l’entreprise. Une car policy cohérente et valorisante doit être issue d’une réflexion globale où tous les aspects de la relation avec les salariés sont bien pris en compte. Il est essentiel que la stratégie soit construite en accord avec la direction générale, le département des achats, les ressources humaines de l’entreprise, ainsi que l’ensemble des départements des collaborateurs concernés. La direction financière doit aussi être consultée, puisque la politique en termes de véhicules sera déterminée en regard des capacités de l’entreprise à déployer des moyens. Le nombre de véhicules nécessaires au bon fonctionnement sur le terrain (en intégrant la part variable) doit aussi être évalué.
Le choix des véhicules
Une fois que les catégories sont bien délimitées, faut-il encore trouver les véhicules adéquats. Les gestionnaires de flotte devront alors choisir avec quelles marques ils souhaitent travailler. La négociation tripartite entre l’entreprise, le loueur et le constructeur doit permettre de fixer, en regard notamment de la valeur résiduelle, quels véhicules sont les plus à même de répondre au cahier des charges établi en amont. Le TCO devra être optimisé : tous les véhicules, équipements ou motorisations ne sont pas équivalents. Le catalogue devra être régulièrement mis à jour en fonction des évolutions des modèles et des changements législatifs. En optant pour des équipements indispensables, comme la climatisation ou le GPS par exemple, ou encore une couleur de carrosserie ou un niveau de finition appréciés, des remises pourront être obtenues en vue d’une potentielle revente au terme du contrat. Autre considération, qui ne devra pas mettre à mal la recherche d’un TCO compétitif, l’entreprise pourra par exemple privilégier des marques locales sur le territoire d’activité et/ou exclure certains types de modèles qui vont à l’encontre de l’image que veut donner l’entreprise (à TCO équivalent, des véhicules sportifs ou des 4×4 peuvent ne pas correspondre à cette politique). En interne comme en externe, la car policy a un impact sur l’image de l’entreprise.
Entre précision et souplesse
Mais puisque le véhicule est aussi un outil de valorisation, une stratégie de modèle unique par catégorie n’est pas forcément idéale. La clé de la réussite pour convaincre ? Combiner des règles précises (pour favoriser la compréhension de tous et maîtriser les dépenses) avec une vraie souplesse (pour laisser une marge de personnalisation et satisfaire ainsi le plus grand nombre de conducteurs). Les collaborateurs pourront, par exemple, opter pour des équipements de confort ou monter de catégorie moyennant un apport supplémentaire, ou choisir entre plusieurs modèles : 3 ou 5 portes, berline ou monospace… qui répondront autant à leurs considérations professionnelles que personnelles.
Une politique claire pour une relation saine
Parce qu’elle peut être source de d’incompréhension entre les collaborateurs de l’entreprise, la politique automobile de l’entreprise doit être définie dès l’acquisition du véhicule. Au moment où les salariés feront leur choix de modèle, les gestionnaires de flotte auront tout intérêt à leur présenter en parallèle un mode d’emploi complet à respecter.
Au-delà du catalogue de véhicules, la car policy réclame une bonne définition de l’ensemble de la politique d’attribution du véhicule. Les droits et les obligations de l’employé et de l’employeur peuvent être inscrits dans un contrat qui peut être divisé en une charte et un règlement par exemple.
