Pool de véhicules : votre entreprise a-t-elle intérêt à se lancer ?

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La mise en place d’un pool de véhicules en complément ou en remplacement des voitures de fonction attribués à chaque collaborateur peut offrir des opportunités intéressantes. Mais cette organisation séduisante peut vite devenir un piège si elle n’est pas parfaitement préparée en amont. Qu’est-ce que l’autopartage exactement ? Etes-vous prêt pour cette nouvelle organisation de votre flotte ?

Par Antoine C. - Publié le 3/12/2015, mis à jour le 30/09/2019 

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Est-ce que cette organisation en autopartage correspond bien aux besoins de mon entreprise ?

Certaines entreprises sont frileuses à l’idée de gérer un pool de véhicules (pour une partie ou la totalité du parc), même si les exemples d’autopartage en entreprise se multiplient, notamment dans les grands groupes ou les collectivités. Dans cette organisation, les salariés désignés comme bénéficiaires peuvent utiliser les véhicules en libre-service avec réservation préalable : un profond changement qui ne doit pas être pris à la légère. La clé : un audit préalable mené avec rigueur pour déterminer si l’activité, l’organisation et les moyens de l’entreprise sont compatibles à une mise en place fluide et efficace d’un tel dispositif. Ainsi, le pool de véhicules est à envisager si vos collaborateurs n’ont pas une pleine utilisation de leurs véhicules professionnels et que les heures des déplacements varient. Peut-être avez-vous l’opportunité d’optimiser la taille de votre parc, et donc son TCO ?

À qui proposer des véhicules en autopartage ?

N’oubliez pas qu’un véhicule disponible dans un pool est moins valorisant et n’est pas aussi « immédiatement disponible » qu’un véhicule de fonction attribué à un seul collaborateur. En partant de ce constat, vous pouvez délimiter l’accès au pool de véhicules selon les missions des salariés et de leur statut dans l’entreprise. Pour les postes de direction ou les commerciaux, l’autopartage n’est pas forcément indiqué. Privilégiez alors des systèmes mixtes, si cela n’alourdit pas de manière rédhibitoire votre gestion globale du parc automobile. Vous gagnerez ainsi en souplesse en proposant des véhicules à des salariés intérimaires ou en CDD, et vous pourrez étendre l’utilisation de ces véhicules à vos collaborateurs qui jusque-là utilisaient le taxi ou les indemnités kilométriques pour leurs déplacements professionnels.

Quels sont les changements que je dois prévoir en installant un pool de véhicules ?

- Le suivi de la flotte est singulièrement modifié avec de nouveaux outils à mettre en place. Ils doivent permettre la réservation et la restitution des véhicules autopartagés, le suivi du carburant ou de l’état du véhicule… ;

- C’est à l’entreprise d’assurer le suivi complet de l’entretien et de la recharge en carburant. A chaque nouvelle attribution, le véhicule doit être opérationnel pour ne pas engendrer de mécontentement et de frein à l’activité. Vous ne pourrez en effet pas attendre le même niveau d’implication des salariés, même si les outils de suivi vous permettront de savoir qui a utilisé tel véhicule et à quel moment ;

- Autre donnée à prendre en compte : les infrastructures. L’entreprise doit prévoir un parking suffisamment grand (et réservé aux véhicules du pool uniquement) pour accueillir l’ensemble du parc.

Quels sont les points de vigilance auxquels je dois faire attention en proposant l’autopartage en entreprise ?

Pour l’entreprise ayant fait le choix de la mise en place d’un pool de véhicule, trouver le juste équilibre est primordial. Si trop de véhicules sont disponibles, même en « heures de pointe », la question de la rentabilité de l’organisation peut vite se poser. De même, si insuffisamment de voitures sont prévues, l’insatisfaction des collaborateurs peut se retourner contre l’entreprise, sans compter les pertes liées aux blocages de l’activité. Des réajustements très réguliers sont donc nécessaires en fonction des besoins. Pour davantage de flexibilité, il peut être opportun de signer des contrats de location aux durées différentes, avec certains véhicules en LMD (Location moyenne durée) par exemple.

Quels modèles choisir pour constituer la car policy du pool de véhicules ?

Chaque utilisateur n’a pas de véhicule spécifiquement attribué. Les enjeux sont donc différents lorsqu’il faut choisir les véhicules en location, même si la valeur résiduelle reste le moteur des décisions. Ici, le gestionnaire de flotte est le seul décisionnaire (avec l’accord des autres décideurs évidemment) : la politique du modèle unique est donc possible, avec possibilité de distinguer les voitures particulières des utilitaires.

Pour les équipements, là aussi les salariés n’auront pas autant leur mot à dire, même s’il faut rester à l’écoute de leurs besoins. En plus, n’oubliez pas que maintenir un bon niveau d’équipements améliore la valeur résiduelle, ce qui est positivement répercuté sur le montant des loyers. Evitez simplement les options « originales » qui seront moins recherchées sur le marché de l’occasion.

Les pools mutualisés entre plusieurs entreprises misant sur l’autopartage des véhicules sont-elles une solution crédible ?

Plusieurs entreprises voisines peuvent trouver un intérêt à mutualiser leurs flottes dans le cadre d’un PDIE (Plan de déplacements inter-entreprises), une démarche encouragée et financièrement soutenue par l’ADEME et la Région Ile-de-France. A travers le groupement d’intérêt économique ou l’association des entreprises créés, vous pouvez ainsi vous engager dans une organisation en autopartage qui peut s’avérer gagnante si la gestion est réussie. Pour cela, centralisez la mise à jour du tableau de bord de suivi et la plateforme de réservation. La prise en charge des dépenses est alors estimée en fonction des kilomètres parcourus.

L’utilisation privée des véhicules de pool peut-elle être autorisée ?

Oui, mais dans les faits les choses peuvent vite se compliquer. Impossible en effet de contenter tous les salariés le soir pour les trajets domicile-travail par exemple, puisque le nombre de voitures disponibles est forcément inférieur au nombre d’utilisateurs.

Pour aller plus loin

• Autopartage : l’émergence d’une nouvelle organisation de flotte

• Les différences entre véhicule de service et véhicule de fonction

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