Comment optimiser la gestion des déplacements professionnels ?

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La gestion des déplacements professionnels en entreprise est en pleine évolution. Le changement des usages, avec le déploiement des modes de transport alternatifs à la voiture personnelle, va modifier en profondeur la manière de piloter la mobilité des salariés. Il s’agit désormais d’envisager le déplacement dans sa globalité, afin d’optimiser la mobilité de tous les collaborateurs.

Par Anne - Publié le 19/08/2020

Lecture : 4 min

Déplacements et voyages professionnels : les lignes bougent !

La voiture demeure le mode de déplacement le plus important des actifs français pour leurs trajets domicile-travail ou leurs déplacements professionnels, avec un peu plus de 70 % d’utilisateurs. En l’espace de deux ans, ce mode de transport a toutefois perdu pas mal de points au bénéfice des transports « doux » (marche à pied, vélo, trottinette, vélo), qui séduisent de plus en plus de professionnels. Une tendance forte alors que le Plan de Mobilité est devenu une obligation légale pour beaucoup d’entreprises, et que le Forfait mobilités durables est entré en vigueur le 11 mai 2020, afin d’encourager les salariés à utiliser des transports plus écologiques pour leurs trajets domicile-travail.

Les dernières études avancent en outre que plus de 20% des utilisateurs de la voiture roulent avec une motorisation électrique ou hybride. Et ce n’est qu’un début. Selon la Loi d’orientation des mobilités (LOM), les parcs supérieurs à 100 véhicules devront être partiellement renouvelés par des véhicules à faibles émissions, à raison de 10% du renouvellement dès 2022. Les restrictions de circulation se multipliant à l’encontre des véhicules trop polluants, la transition énergétique automobile est résolument en marche. Au-delà des trajets du quotidien, le déploiement de plus en plus fréquent des Zones à faibles émissions (ZFE) dans les agglomérations de plus de 100 000 habitants conduit les entreprises à repenser les mobilités de leurs équipes commerciales, techniques et de livraison.

Mobilité professionnelle : les usages évoluent

A l’ère de la multimodalité des déplacements et de l’application de la LOM, les entreprises sont amenées à repenser l’organisation du travail et la mobilité professionnelle. Une (r)évolution à marche forcée pour les employeurs en raison du contexte sanitaire lié au COVID-19, qui s’inscrit néanmoins dans une tendance de fond. La nécessaire plus grande flexibilité des entreprises répond ainsi à un double objectif : limiter les déplacements quotidiens et professionnels, tout en les rendant plus propres. Les solutions ne manquent pas en faveur d’une meilleure gestion des déplacements et d'une mobilité durable : aménagement des horaires, promotion du vélo, incitations au covoiturage, politique d’autopartage…

Comment construire une politique de déplacements professionnels dans une entreprise ?

Pour les entreprises, l’enjeu est d’anticiper les évolutions à venir en matière de mobilités professionnelles, dans le but de :

• Se conformer à une législation de plus en plus directive,
• S’adapter au renforcement progressif de la fiscalité automobile,
• Fidéliser leurs salariés et continuer à attirer les jeunes talents.

De gestionnaire de flotte à gestionnaire de mobilité

L’évolution des usages vers des moyens de transport alternatifs à la voiture affectée à un seul conducteur, entraîne de profonds changements dans la manière de piloter la mobilité des salariés. La mobilité étant devenue un enjeu essentiel au service de la responsabilité sociétale des entreprises, le gestionnaire de flotte est appelé à se transformer en gestionnaire de mobilité, garant de l’optimisation du TCM (Total Cost of Mobility), qui va plus loin que le TCO (Total Cost Of Ownership).

Des outils et logiciels pour simplifier la gestion de ses déplacements professionnels

Le gestionnaire de mobilité doit désormais envisager les déplacements des employés de l'entreprise dans leur globalité, au-delà de la « seule » gestion des véhicules. Un impératif qui repose notamment sur la réduction du coût et de l'impact environnemental des déplacements. Pour l'accompagner dans la réalisation de ces activités, des plateformes de gestion dédiées sont idéales pour la mise en place du meilleur suivi des équipes. Ces portails rassemblent toutes les données relatives aux déplacements de chaque salarié et aux dépenses associées, ce qui vous permet de les analyser au regard du budget mobilité de votre entreprise et ainsi détecter les éventuelles dépenses supplémentaires potentiellement évitables pour de prochains déplacements.
 

Gestion des frais de déplacements professionnels : la clé d’un TCM optimisé

Le TCM intègre l’ensemble des éléments de la mobilité : les véhicules affectés aux employés de l'entreprise, mais aussi les autres frais de déplacement (train, avion, VTC, taxis, véhicules de location, vélo, scooter, métro, bus, tram…). Les dépenses annexes liées aux déplacements professionnels en font pleinement partie : repas et voyages d'affaires, billets d'avion, hôtels, gestion des notes de frais, etc. Cet indicateur est donc adapté à l’optimisation de la mobilité et des dépenses énergétiques globales liées aux déplacements des sociétés.

Le périmètre d’action du gestionnaire ne cesse de s’élargir, prenant une dimension stratégique de plus en plus forte. Après avoir identifié et favorisé les véhicules les moins polluants, puis encouragé l’usage des transports alternatifs, il doit travailler de manière transversale avec les différents services internes de l’entreprise (RH, service comptabilité, chefs d'équipe etc.), en s’appuyant sur toutes les informations disponibles, afin de traiter la mobilité des salariés dans son ensemble et de garder la pleine maîtrise des frais de vos déplacements professionnels.

Pour aller plus loin

• Energies alternatives : quand la gestion de flotte évolue

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