Automatisation de la gestion de notes de frais avec l’intelligence artificielle

Considérée jusqu'ici comme une tâche fastidieuse par les collaborateurs et les services RH et comptabilité, la gestion des notes de frais est entrée dans une nouvelle ère grâce à l'intelligence artificielle. Avec le digital et divers outils numériques, elle devient plus simple, plus rapide et moins coûteuse.

Par Tristan - Publié le à 28/06/2021

Lecture : 4 min

Les notes de frais, une charge pour les entreprises

L'immense majorité des entreprises est confrontée à la gestion des notes de frais. Jusqu'à récemment, les procédures étaient relativement lourdes et impactaient à la fois les collaborateurs et les services support. Les premiers devaient veiller à conserver précieusement leurs justificatifs pour être remboursés et passer un temps non négligeable – impactant d'autant leur productivité – à des tâches administratives, liées à l'envoi de documents par exemple. Les services support devaient quant à eux respecter plusieurs étapes – compilation des justificatifs, validation des dépenses, intégration dans le logiciel comptable... - au détriment de tâches à plus forte valeur ajoutée, comme la mise en place d'une politique RH ou le pilotage financier de l'entreprise. Outre un impact sur la productivité, la gestion des notes de frais avec la méthode traditionnelle et le temps passé à cette activité représentent également un coût loin d’être anodin.

L'intelligence artificielle, un accélérateur

Bien heureusement, l'univers des notes de frais est aussi concerné par les évolutions technologiques du monde numérique. Et c'est peu dire que les avantages liés à divers logiciels et applications sont nombreux.

L'OCR, un outil pour scanner les notes de frais

L'une des évolutions très appréciées des collaborateurs au quotidien est la reconnaissance optique des caractères, connue sous l'acronyme OCR (Optical Character Recognition). Il s'agit d'un procédé informatique qui assure la traduction d'images ou de textes imprimés en fichiers texte. Très concrètement, l'utilisateur prend en photo sa note de frais à l'aide de son smartphone doté d'une application dédiée et elle est automatiquement scannée. Date et nature de l'achat qu'il s'agisse de carburant, de repas, des parkings ou des péages, montant de la facture et de la TVA... toutes les informations essentielles sont compilées sans aucune saisie manuelle. Pour le collaborateur, cela permet de gagner du temps et de sécuriser sa gestion puisqu'il ne risque plus de perdre ses justificatifs.

Un traitement automatisé

Ensuite, les informations scannées peuvent être automatiquement transmises aux services de l'entreprise concernés. Là encore, le traitement est à la fois fluidifié et accéléré puisque, en bout de chaîne, l'opérateur en charge de la gestion des notes de frais n'a pas besoin de ressaisir les éléments dans son logiciel comptable. Lui aussi gagne donc du temps et peut se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée. En prime, les informations collectées garantissent une meilleure traçabilité – essentielle en cas de contrôle des services fiscaux - et permettent d'affiner le pilotage de l'activité.

Carte Mobility Corporate, une solution complète

Aux côtés des gestionnaires de flotte et des acteurs de la mobilité professionnelle, TotalEnergies lance une nouvelle offre qui simplifie, entre autre, la gestion des dépenses et la gestion des notes de frais. Cette offre comprend la carte de paiement Mobility Corporate, une application dédiée et de nombreux services : 

des opérations débitées directement sur le compte employeur, évitant toute avance de frais aux collaborateurs pour l’ensemble des dépenses liées aux déplacements professionnels (carburants, hôtel, restaurant, voyages, taxis et transports publics, maintenance ou encore location de véhicules)
l'application My Card permettant aux collaborateurs de localiser une station de proximité, scanner leurs justificatifs, consulter l'historique de leurs dépenses. 
la possibilité de paramétrer les autorisations pour chaque utilisateur – univers et plafond de dépenses, zones géographiques, heures et jours... - afin de mieux maîtriser le budget. 
un accès à tous les justificatifs, la récupération facilitée de la TVA et une vision globale des dépenses avec un seul outil pour optimiser la gestion des frais de mobilité. 
la carte donne par ailleurs accès à 17 000 stations TotalEnergies et partenaires dans 19 pays d'Europe, à 1 085 centres de lavage WASH, 1 500 parkings et tous les péages de France.