Comment optimiser votre TCO ?
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À l’heure des restrictions de coûts, comment optimiser le budget de votre parc automobile ? Que vous soyez gestionnaire de flotte dans une grande entreprise ou dans une structure de taille moyenne, vous avez sans doute déjà entendu parler du fameux Total Cost of Ownership (TCO), plus connu sous le nom de « coût total d’usage » ou “coût total de possession”. Pas toujours simple à déterminer, le TCO est pourtant aujourd’hui un outil de référence pour optimiser au mieux votre flotte. Mais que signifie exactement TCO ? Comment s’en servir pour optimiser ses coûts et réaliser des économies ? Voici quelques pistes de réflexion…
Par Fabien H. - Publié le 15/10/2018, mis à jour le 24/07/2019
Lecture : 8 min
Qu’est-ce que le TCO ?
Inventé à l’origine par des consultants du Gartner Group dans le but de déterminer le coût global d’un poste informatique, le TCO est aujourd’hui l’indicateur de référence des gestionnaires de flotte automobile. Il représente l’ensemble des coûts de détention et d’exploitation d’une flotte.
Critères pris en compte dans le TCO d’un parc automobile
Le TCO est une mesure qui permet d’évaluer la totalité des frais d’un parc automobile, au-delà des simples loyers. Il comprend les coûts directs et indirects liés à la détention et à l’utilisation de vos véhicules. Le TCO prend ainsi en compte le financement, l’entretien, l’assurance, les frais de gestion, le carburant, les parkings, les péages et les dépenses imprévues (pannes, contraventions…). Il prend également en compte l’impact sur les finances de l’entreprise (conséquence de l’avantage en nature consenti aux collaborateurs et des choix opérés sur des amortissements non déductibles, fiscalité sur le CO2, impôt sur les sociétés).
Raisonner en coût global
L’avantage du TCO est qu’il permet de penser en coût global. Le prix mensuel d’un véhicule ne suffit pas, il s’agit bien de prendre en considération l’ensemble des facteurs de dépense du parc automobile de l’entreprise. Ainsi, avec ce calcul, certains véhicules bien placés sur le montant du loyer ne sont pas forcément les plus “compétents” en matière de TCO.
Des outils proposés par les loueurs
Au fil des années, le TCO s’est complexifié pour intégrer davantage de paramètres. C’est pourquoi les loueurs proposent d’accompagner leurs clients dans l’optimisation de leurs postes de dépenses. À partir d’outils d’analyse étudiant chaque famille budgétaire concernée par le parc automobile (coûts directs, fixes, indirects, etc.), ils préconisent des solutions sur-mesure et des plans d’actions ciblés visant à dégager de la trésorerie.
Bien choisir ses prestataires
Pour réduire son TCO, les premiers leviers à utiliser sont vos contrats. En négociant vos prestations, vous pourrez réaliser des économies substantielles. Mais avant tout, il est essentiel de bien connaître votre parc pour savoir ce qui vous convient le mieux et surtout de vous poser les bonnes questions avant de vous engager ou de signer un contrat… En plus du mode de transport choisi, les clients peuvent se voir proposer plusieurs formules : le convoyage par un professionnel ou par un particulier. La première solution est rapide, la seconde plus économique. Dans tous les cas, le véhicule est assuré. En effet, la plupart des convoyeurs proposent par défaut une couverture « tous risques ».
Quelle gestion de parc adopter ?
Dans la location de voitures, vous avez le choix entre une gestion propre de votre parc ou le fleet management, solution de gestion externalisée.
•Dans le premier cas, vous réalisez vous-même les négociations auprès de votre assureur, de votre fournisseur de carburant ou encore de votre fournisseur de pneumatiques. Une solution qui peut être chronophage et qui exige les compétences requises…
•Dans l’autre cas, vous n’avez qu’à négocier les conditions de location auprès de votre loueur ainsi que les conventions obtenues auprès des différentes marques. Cette politique permet de globaliser les coûts afin d’obtenir de meilleures conditions auprès des fournisseurs.
Quel contrat choisir ?
Poste principal de dépense, le loyer est un critère de choix essentiel dans votre contrat de location. Une fois le mode de gestion établi, pensez à inspecter les critères qui pourront le rentabiliser au mieux. Par exemple, votre contrat de location peut prévoir des services supplémentaires intéressants comme la gestion des kilomètres. Le loueur offre parfois la possibilité de revoir les conditions contractuelles en cours de location pour ajuster le kilométrage.
L’entretien : vers qui se tourner ?
Avec la concurrence acharnée que se vouent les constructeurs et enseignes de la réparation rapide, la négociation auprès de votre réparateur est aisée. Ainsi, plusieurs arguments peuvent vous aider à faire votre choix : rapidité d’intervention, multiplicité des prestations, proximité et couverture du territoire, horaires d’ouverture, accueil sans rendez-vous, qualité de la relation humaine…
Certaines entreprises ont fait le choix de gérer en interne les réparations de leur flotte en concluant des accords avec des enseignes ou des garages de leur région, afin d’éliminer les marges de l’intermédiaire. Ce choix nécessite de s’équiper des compétences adéquates et d’un logiciel de gestion afin d’éviter les risques d’erreurs.
Quid de l’assurance ?
Deuxième poste en termes de coût dans la gestion d’un parc automobile, l’assurance est souvent appréhendée comme une contrainte sur laquelle il est impossible d’intervenir. Cependant, il existe plusieurs leviers pour réduire son impact budgétaire.
• Choisir l’assurance adaptée aux besoins de sa flotte
L’auto-assurance est souvent intéressante pour les entreprises possédant un parc conséquent et disposant d’une bonne capacité de financement des risques. Elle permet d’économiser sur les frais de gestion intermédiaires et les taxes d’assurance.
Si vous préférez passer par un intermédiaire, le courtier ou l’agent vous assiste dans la négociation pour obtenir les meilleures conditions d’assurance et apporte d’autres services supplémentaires (facturation par filiale, routage des cartes vertes, gestion de la réparation…).
• Regrouper les contrats d’assurance
Au-delà de 5 véhicules, les assureurs acceptent de passer en contrat de flotte, ce qui vous offre une meilleure vision de la sinistralité et une mutualisation des risques. Toutefois, la tarification étant alors établie par rapport à la statistique globale de votre parc, c’est à vous de décider si cela correspond bien à la cartographie de votre sinistralité (fréquence, gravité, récidive…). En effet, si les sinistres concernent souvent le(s) même(s) véhicule(s), il faut peut-être préférer des contrats uniques pour ceux-là.
• S’intéresser à son assureur
Pour garder un contrat compétitif, n’hésitez pas à faire jouer la concurrence, tous les 3 ans par exemple. Impliquez également votre assureur dans votre entreprise afin de le sensibiliser à vos besoins et relisez votre contrat avec attention pour repérer les clauses abusives qui ne sont pas du ressort de l’entreprise : garantie bris de glace, assurance des effets personnels.
Faire le bon choix de véhicules et de carburant
Quels modèles de véhicule faut-il privilégier ? Comment réduire le poste carburant ? Voici quelques pistes pour vous aider à mieux maîtriser la consommation de votre parc automobile.
Opter pour les modèles économiques
Il va de soi que, pour optimiser votre TCO, vous avez tout intérêt à sélectionner les modèles les plus économiques en vous appuyant sur les outils d’orientation des choix dont dispose votre loueur. Sachez que sur ce segment, il y aura toujours des économies à faire que ce soit grâce aux nouveaux modèles plus propres et moins énergivores proposés régulièrement par les constructeurs ou grâce aux dispositifs d’aide à l’achat et de réduction de taxes. Par exemple, si vous optez pour un véhicule aux faibles émissions de CO2, vous réduisez votre taxe CO2, augmentez la déductibilité fiscale du véhicule et consommez moins de carburant.
S’adapter aux besoins de ses équipes
Pensez à choisir les véhicules selon les besoins de vos collaborateurs et à privilégier les formules d’autopartage. Pour des techniciens effectuant des tournées de dépannage, des utilitaires ergonomiques et suffisamment grands seront bien adaptés. En revanche, des commerciaux pourront se satisfaire de modèles plus compacts. Enfin, il peut être intéressant de souscrire certaines options. C’est le cas par exemple du système Stop&Start (qui réduit de 10 % la consommation en cycle urbain), du régulateur de vitesse (pour les longs trajets) ou encore de l’indicateur de consommation (qui incite à l’économie)
Choisir le bon carburant
La baisse de consommation d’un véhicule a un impact direct sur le TCO. Ainsi, d’après les statistiques d’un loueur, une baisse de 1 litre aux 100 km fait économiser 25€ par mois sur le TCO alors qu’une baisse de 10 centimes du prix du carburant impacte le TCO à hauteur de 20€ par mois. Par ailleurs, choisir un carburant enrichi en additifs comme EXCELLIUM, permet de protéger durablement son moteur et donc de réduire sa consommation (par rapport à un carburant non additivé).
