Géolocalisation : vos droits… et vos devoirs !
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Outil désormais courant utilisé par les gestionnaires de flotte, la télématique embarquée fonctionne notamment à l'aide de géolocalisation. Mais derrière des fonctionnalités séduisantes, la loi évolue pour encadrer ces dispositifs et protéger la vie privée des salariés. Une entreprise peut-elle contrôler le temps de travail grâce à la géolocalisation ? Quelles sont les obligations concernant la sécurité des données ?
Par Sophie R. - Publié le 14/05/2018, mis à jour le 13/05/2020
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En s’appuyant sur la géolocalisation des véhicules, les entreprises sont entrées dans une nouvelle ère. L’exploitation des données recueillies permet en effet de mieux organiser les tournées et les déplacements, d’assurer la sécurité des personnes et des marchandises (avec l’eCall par exemple), d’analyser les causes d’accidents, de retrouver un véhicule volé ou en panne, de comprendre les raisons d’un retard sur la route ou encore de facturer une prestation de transport… Des informations très précieuses dans une quête d’optimisation.
Géolocalisation et contrôle du temps de travail : un cas de jurisprudence
Face au succès de ces dispositifs, le législateur est confronté à de nombreux cas de figure qui posent la question du respect des libertés individuelles. En 2015, le Conseil des Prud'hommes de Longjumeau a ainsi tranché en faveur d'un salarié contestant son licenciement. Son entreprise s'appuyait sur des relevés d'outils géolocalisés pour justifier l'utilisation du véhicule de service en dehors des heures de travail. Une preuve jugée illicite en première instance, puis confirmée par la Cour d'Appel de Paris, saisie par l'entreprise. La raison invoquée ? « Le système de géolocalisation pour contrôler le temps de travail n'est licite que lorsque ce contrôle ne peut être fait par d'autres moyens et lorsque le salarié ne dispose pas d'une liberté dans l'organisation de son travail. »
La CNIL rappelle les conditions à respecter pour la géolocalisation des véhicules de vos employés
La Commission nationale informatique et libertés (CNIL) définit également des règles qui s'appliquent à toutes les entreprises souhaitant installer des systèmes géolocalisés :
Il est nécessaire de déclarer l'installation du système géolocalisé à la CNIL en la motivant et en définissant précisément son paramètre. L'entreprise peut opter pour la déclaration simplifiée de conformité à la norme n° NS-051 ou la déclaration normale. Il est également possible de désigner un Correspondant informatique et libertés (CIL), qui enregistrera lui-même les informations dans son registre.
Les salariés doivent être préalablement informés de l'installation (article L. 1222-4 du Code du travail), tout comme les instances représentatives du personnel (article L. 2323-47 du Code du travail). Cela peut se faire par le biais d'une note de service, d'une réunion d'information ou d'un avenant au contrat de travail par exemple. Chaque collaborateur doit être tenu au courant des objectifs du système, des modalités d'exercice ou encore du droit d'opposition, d'accès et de rectification.
Depuis mai 2018, le RGPD harmonise les règles au niveau européen
Un nouveau cadre instauré à l'échelle de l'Union européenne a vu le jour en mai 2018, sous l'appellation Règlement général de protection des données (RGPD). Sur la base de ce nouveau règlement, les entreprises sont désormais tenues de définir clairement leurs besoins avant toute collecte et utilisation d'une donnée récupérée. Cette nouvelle consigne intangible concerne évidemment les sytèmes de géolocalisation dont vous pouvez avoir recours au sein de vos flottes de véhicules, via une offre de télématique par exemple. Directement impliquée dans le respect de ces directives au niveau national, la CNIL en appelle à la vigilance et à la bonne foi des employeurs dans leur devoir d'information de leur personnel. Les entreprises ne sont toutefois pas à l'abri d'un contrôle par l'autorité régulatrice au moindre doute ou suite à toute requête d'un salarié désirant défendre ses droits individuels.
Véhicules de fonction : peut-on refuser la géolocalisation sur les véhicules d'entreprise ?
Comme indiqué dans le jugement rendu par la Cour d'Appel de Paris, vos employés ont la possibilité de s'opposer au recours à un système de géolocalisation installé dans leur véhicule professionnel. Ce refus doit se justifier par un non-respect des dispositions fixées par la CNIL ou par une entrave à toute autre législation en vigueur. Outre un droit d'accès à leurs données enregistrées par le dispositif de géolocalisation, les employés peuvent faire valoir leurs droits dans les cas de figure suivants :
- Utilisation de la géolocalisation dans le but de contrôler la vitesse des salariés ;
- Mise en place d'un contrôle permanent et systématique des employés ; l'employeur n'a ainsi aucune légitimité pour recourir à un système de géolocalisation en dehors des heures de travail dès lors qu'un salarié a obtenu l'autorisation d'utiliser son véhicule sur son temps libre ;
- Pour les salariés dont les déplacements sont libres et qui disposent d'une totale autonomie dans l'organisation de leurs journées de travail (VRP, technico-commerciaux), l'utilisation de la géolocalisation n'est pas autorisée ;
Bon à savoir : les représentants du personnel disposent eux aussi de dispositions légales en lien avec l'exercice de leur mandat. Ainsi, les outils de géolocalisation ne peuvent en aucun cas être utilisés pour suivre les déplacements réalisées dans le cadre des instances représentatives de vos salariés.
Désactiver la géolocalisation d'un véhicule : des sanctions disciplinaires en cas d'abus...
Si vos salariés se trouvent dans l'une des situations exposées précédemment, ils ont alors pleinement le droit de procéder à la désactivation du système de géolocalisation embarqué au sein de leur véhicule. Toutefois, la jurisprudence et les dernières dispositions légales ne donnent pas carte blanche à vos collaborateurs sur ce sujet. En tant qu'employeur, vous avez ainsi la possibilité de contrôler que les désactivations éventuelles sont bien justifiées. En cas d'abus de l'un de vos salariés, qui stopperait la géolocalisation dans sa voiture de fonction pendant ses horaires de travail, libre à vous de le convoquer afin de lui demander des explications et de le sanctionner en cas de faute avérée.
Comment désactiver le système de localisation installé dans un véhicule ?
Le mode d'activation et de désactivation du système de géolocalisation d'un véhicule varie selon le constructeur et le modèle installé. De manière assez fréquente, ces dispositifs embarqués intègrent un mode privé qu'il vous suffit d'actionner, de manière à ce que les données de géolocalisation ne soient plus collectées ni remontées dans les systèmes d'information de votre entreprise.
Rappelez bien toutefois à vos conducteurs qu'ils ne peuvent pas arbitrairement décider de passer en mode privé, si aucune raison suffisante le justifie. Il est par ailleurs évident que tout dommage porté par un salarié à un équipement de géolocalisation installé et financé par l'entreprise, pourra faire l'objet de sanctions décidées par l'employeur, sur la base du règlement intérieur et des lois en vigueur.
Géolocalisation et vie privée : quelle sécurité pour les données ?
Il est prévu que tous les collaborateurs puissent avoir accès aux données les concernant. Néanmoins, il est important que le dispositif soit sécurisé pour garantir la confidentialité des informations. Il est donc souhaitable de mettre en place : une politique d'habilitation, des échanges sécurisés, une journalisation des données (permettant de conserver leur intégrité même en cas de problème technique), ou encore une étude des risques.
La durée de conservation des données est également réglementée et prévoit deux exceptions :
- Deux mois maximum pour la plupart des éléments récoltés ;
- Un an pour les informations utilisées pour l'optimisation des tournées ou, lorsqu'il est impossible de faire autrement, pour apporter une preuve des interventions effectuées ;
- Cinq ans pour les données servant au suivi du temps de travail.
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