Comment bien cadrer le covoiturage en entreprise ?
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Afin de réaliser des économies lors de leurs déplacements, vos collaborateurs peuvent être tentés de pratiquer le covoiturage, en partageant leur trajet avec d’autres personnes. Les gestionnaires de flotte doivent se montrer vigilants face à cette pratique. Qui vos collaborateurs doivent-ils prévenir ? Quels sont les interdits et les obligations de cette pratique dans le cadre professionnel ?
Par Fabien - Publié le 20/06/2019, mis à jour le 08/08/2019
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Une pratique de plus en plus fréquente
La multiplication et le succès des sites internet qui proposent de mettre en contact les covoitureurs attestent de l’engouement de cette pratique en France. Des aires de stationnement pour attendre les passagers se multiplient également : le gouvernement pousse en effet au covoiturage, un levier efficace pour réduire la pollution et désengorger les zones urbaines. Mais avec une majorité de déplacements liés à l’activité professionnelle (86 % selon une étude de Vinci Autoroutes réalisée en 2013), les gestionnaires de flotte se retrouvent confrontés à des problématiques difficiles à éclaircir.
L’accord de l’entreprise est obligatoire
Pour les entreprises, le covoiturage entre collaborateurs peut être source de complications (retards, assurances…). Les covoitureurs utilisant un véhicule professionnel auront en tout cas l’obligation d’informer leur employeur qu’ils comptent en avoir cet usage. Ce dernier devra alors formuler son accord par écrit.
Rémunération interdite
Le conducteur ne devra pas faire payer les passagers, puisqu’avec l’indemnisation des frais par l’entreprise, toute rémunération sera considérée comme un bénéfice. En temps normal (hors cadre professionnel), chaque passager devra rembourser le conducteur en fonction des kilomètres parcourus (carburant, péages), sans dépasser cette somme.
Un covoiturage bien encadré pour être efficace
Pour ne pas devenir un casse-tête, le covoiturage doit être organisé avec une grande rigueur. Il peut rapidement causer des retards à répétition dus à des trajets rallongés ou un manque de ponctualité d’un des passagers… Certaines entreprises, principalement les grands groupes, préfèrent encadrer eux-mêmes le covoiturage afin d’éviter ces dérives et résoudre le problème d’un manque de places de parking à proximité du lieu de travail.
