La note de frais est un document établi par un salarié ou un chef d’entreprise, indiquant les différentes dépenses engagées dans le cadre d’une mission professionnelle. Ce document doit lui permettre d’obtenir un remboursement.
Les frais peuvent concerner les déplacements, les repas, l’hébergement, les abonnements (téléphone, internet etc), ou encore le télétravail.
La loi n’impose pas de modèle particulier pour une note de frais. Cependant, elle doit comporter des informations précises pour être en conformité, à savoir :
- le nom du salarié
- la date et le lieu de la dépense
- le descriptif des frais
- le montant et la TVA
Le salarié doit également l’accompagner d’une facture ou tout autre justificatif de la dépense.
On distingue principalement deux modèles de notes de frais :
- Les frais réels : l’employeur rembourse les frais engagés au centime près
- Le forfait : l’employeur définit un montant global par type de dépense. Il décide par exemple de rembourser 20€ par repas.
Généralement, le remboursement a lieu sous 30 jours, au moment du paiement des salaires. Le délai de remboursement dépend de l'efficacité des processus de validation et de la qualité des solutions de gestion mises en place. Souvent, les entreprises indiquent ce délai dans leur politique de gestion de notes de frais.
Les indemnités kilométriques concernent les déplacements professionnels effectués par les collaborateurs avec leur véhicule personnel. Il existe deux principaux types d’indemnités kilométriques :
- un remboursement des frais kilométriques au réel, basé sur les dépenses exactes du collaborateur
- un remboursement des frais kilométriques au forfait, correspondant à une somme fixée pour chaque kilomètre parcouru et basé sur un barème kilométrique défini par l’administration fiscale. Le calcul s’effectue en fonction du type de véhicule, de sa puissance et des distances parcourues par le professionnel.
Dans le cas des déplacements en mobilité durable (vélo électrique, covoiturage, location en libre-service etc), l’employeur peut prendre en charge les notes de frais du salarié grâce au “forfait mobilités durables”.
Dans certains cas, l’entreprise peut récupérer la TVA sur les notes de frais des collaborateurs pour réaliser des économies.
Concernant les déplacements professionnels, il n’est pas toujours possible d’obtenir un remboursement de la TVA. En effet, elle n’est pas récupérable sur :
- les indemnités kilométriques
- les billets d’avion, de train, de bus ou de bateau
- les frais de parking
- les frais d’hébergement
… qui ne sont pas des frais de déplacement assujettis à la TVA.
A contrario, la TVA est récupérable sur les notes de frais pour :
- les repas
- les tickets de péages
- certains frais de carburant
Il faut noter que les règles sont variables à l’étranger. Vous pouvez effectuer une demande de remboursement de la TVA étrangère sur les frais professionnels à certaines conditions, qui changent selon le régime fiscal du pays concerné.
Désormais, la gestion des notes de frais est révolutionnée par l'intelligence artificielle ! Autrefois tâche ennuyeuse et chronophage pour les collaborateurs et les services RH et comptabilité, elle se transforme en une formalité simple grâce à des outils intelligents tels que des applications et des logiciels IA dédiés aux notes de frais. La collecte et la validation des justificatifs s’effectuent alors en un clin d'œil, libérant du temps et de l'énergie pour ce qui compte vraiment.
Par exemple, les notes de frais peuvent être traitées avec l’OCR (Optical Character Recognition ou Reconnaissance Optique de Caractères en français), une technologie de pointe qui permet de convertir des images de texte en documents éditables.
