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Gérer vos notes de frais plus simplement pour un meilleur suivi

Indissociables des déplacements professionnels, les notes de frais peuvent générer un temps de traitement long et fastidieux, à la fois pour vos collaborateurs en mobilité et les fonctions support de votre entreprise. Heureusement, des solutions existent, grâce à Mobility Business : avec les cartes Fleet et Mobility Corporate, gérer les notes de frais n’a en effet jamais été aussi simple et rapide !

Un cadre légal précis

La note de frais est un document qui permet à un salarié d’être remboursé par son employeur des frais qu’il a engagés dans le cadre d’une mission professionnelle. Ces derniers peuvent être de différents types : déplacements professionnels (frais kilométriques), repas, hébergement, abonnement (téléphone, connexion internet…) ou frais liés au télétravail.

 

visuel gestion note de frais

Une note de frais doit toutefois comporter des informations précises :

  • Date et lieu de la dépense avec le nom du salarié
  • Descriptif des frais par catégorie
  • Montant de la dépense et de la TVA.

Pour être conforme, la note de frais doit par ailleurs être complétée par une facture ou tout autre justificatif de la dépense.

Mobility Business vous accompagne dans la gestion des notes de frais avec une facture unique pour faciliter votre quotidien et celui de vos collaborateurs.

 

Découvrir nos cartes Mobility Business

Les différents types de notes de frais

On distingue principalement deux modèles de notes de frais :

femme qui fait des calculs
  • Les frais réels : dans ce cas, l’employeur rembourse les frais engagés au centime près, sous réserve bien sûr que la dépense soit justifiée et que la note de frais soit conforme au cadre légal.
  • Le forfait : avec ce système, l’employeur définit un montant global par type de dépense. Il décide par exemple de rembourser 20 euros par repas : que le salarié utilise ou non ce forfait, il recevra la même somme.

La grande majorité des entreprises est confrontée à la gestion des notes de frais et la procédure peut se révéler très chronophage, à la fois pour les collaborateurs en mobilité et pour les gestionnaires de flotte.

Dans ce contexte, Mobility Business a développé des solutions pour répondre à vos besoins avec un outil de gestion et une application mobile, Mobility Business My Card, qui facilitent le quotidien de vos collaborateurs.
 

Les cartes de l’offre Mobility Business, nos solutions pour accélérer le traitement des vos notes de frais

Tout a changé avec la démocratisation de nouveaux outils qui simplifient la gestion et le traitement des notes de frais, à la fois pour vous et vos collaborateurs. Avec les cartes Fleet et Mobility Corporate de Mobility Business, la gestion des notes de frais n'est plus qu'une formalité :

  • Avec la carte Fleet vos collaborateurs accèdent à tout le réseau accepteur de TotalEnergies sans avance de frais
  • Avec la carte Mobility Corporate vos collaborateurs accèdent au réseau accepteur de TotalEnergies ainsi qu’à tout le réseau Mastercard afin de régler les dépenses de mobilité (locations de voitures, taxis, chambres d’hôtel, restaurants…) sans avance de frais. Grâce à l'application My Card, il suffit de scanner ses tickets pour les transmettre à son gestionnaire, simple et rapide vous pouvez suivre vos dépenses et vérifier vos plafonds.

En tant que gestionnaire vous retrouvez directement la liste des dépenses de vos collaborateurs et une facture unique dans votre portail Mobility Business : plus besoin de saisir manuellement les notes de frais !

 

Carte Fleet

 

Cette carte carburant et de recharge électrique multi-services (lavage, péages, parkings...) vous permet d'accéder à de nombreux avantages et services.
 

 

Carte Mobility Corporate

 

La carte de paiement Mobility Corporate vous permet de bénéficiez en plus des avantages de la carte Fleet, du réseau Mastercard pour toutes vos dépenses en : hôtellerie, restaurant, taxis, avion, transports en commun...

Mobility Business, notre outil pour simplifier la gestion des notes de frais

Le portail Mobility Business vous permet d’avoir une vision globale de votre flotte et ainsi vous faire gagner du temps dans la gestion de votre flotte.

Un ordinateur fixe

Avec notre outil de gestion, vous pouvez :

  • Optimiser le TCM (Total Cost of Mobility) de votre flotte
  • Gérer et personnaliser vos cartes Fleet et cartes Mobility Corporate: commande de cartes, paramétrage des plafonds, suivi des dépenses...
  • Obtenir une facture unique des dépenses de vos collaborateurs et ainsi optimiser la gestion des notes de frais
  • Récupérer la TVA plus simplement
  • Mettre en place des alertes
  • Gérer les amendes 

Découvrez l’application My Card et les réseaux accepteurs de nos cartes