Voyage professionnel : ne laissez rien au hasard pour un déplacement réussi !

Pour bon nombre d'entreprises, les voyages d'affaires font partie des activités incontournables pour leur bonne santé économique. L'organisation de ces déplacements nécessite toutefois un vrai travail de préparation pour permettre à vos collaborateurs d'agir efficacement sans trop impact le budget consacré à la mobilité des différentes équipes de votre société. Fort heureusement, des règles très simples à mettre en place existent pour optimiser vos séjours professionnels. Nous vous aidons à y voir plus clair.

Par Nikolas - Publié le 06/01/2021

Lecture : 5 min

Les voyages d’affaires ont un impact fort sur l’image d’une entreprise

On a tendance à l'oublier mais les voyages d'affaires n'ont pas qu'un intérêt économique, même s'il s'agit évidemment d'un aspect essentiel pour votre entreprise. Lors d'un déplacement professionnel, vos collaborateurs sont en quelque sorte les ambassadeurs de votre société. L'image qu'ils présentent dans leurs lieux de passage comme auprès de leurs interlocuteurs divers (clients, partenaires, etc.) doit donc être exemplaire pour éviter des retombées négatives pour votre entreprise. Un critère à ne surtout pas négliger et dont vous pouvez heureusement tirer profit grâce à une préparation et à une organisation soignées en amont.

Hébergement, transports… Une gestion minutieuse pour vos voyages d’affaires

L'organisation pratique représente le plus gros du travail de préparation d'un voyage d'affaires. Pour que ce dernier se déroule dans les meilleures conditions, la constitution d'une feuille de route complète et couvrant l'ensemble des aspects est ainsi essentiel. Cette mission est généralement dévolue au gestionnaire de mobilité au sein de l'entreprise, qui peut être rattaché à des services tels que les Ressources humaines ou les Services Généraux. Avant toute chose, la première étape consiste à contrôler le budget que vous pouvez consacrer à ce déplacement pour affaires, de manière à vous orienter ensuite vers des services en cohérence avec l'enveloppe financière dont vous disposez.

Sur cette base, et selon la politique voyages en application au sein de votre entreprise, vous pourrez vous lancer dans l'organisation proprement dite du voyage d'affaires à venir. Pour choisir le mode de transport le plus approprié pour ce déplacement professionnel, vous pourrez faire appel à une agence de voyages spécialisée dans les séjours d'affaires ou utiliser directement un outil de réservation sur lequel vous pourrez comparer les tarifs proposés par les différentes compagnies : compagnies aériennes, compagnies ferroviaires... N'oubliez pas que votre politique voyages a également une incidence sur votre responsabilité sociétale d'entreprises (RSE) : assurez-vous donc d'opter pour la solution la mieux adaptée pour être conforme aux engagements pris par votre société en la matière. Petit conseil en plus : contrôlez rapidement avec les collaborateurs amenés à se déplacer qu'ils sont bien en possession de tous les documents nécessaires, notamment d'un passeport en cours de validité en cas de séjour à l'étranger !

L'hébergement constituera l'un des autres principaux volets de la préparation d'un voyage d'affaires. Combien de nuits votre collaborateur devra-t-il passer à l'hôtel ? Comment lui garantir toutes les commodités nécessaires pour un déplacement professionnel ? Comment trouver un hôtel proche de ces points de rendez-vous tout au long du séjour, tout en restant en adéquation avec le budget mobilité défini au préalable ? Tous ces points essentiels peuvent faire l'objet d'un accompagnement par des acteurs du secteur habitués à répondre à toutes les demandes relatives à la gestion des voyages. Là encore, des échanges de cette nature seront susceptibles de vous conforter dans vos choix et dans la finalisation du programme de voyage de votre salarié.

Crise sanitaire : le COVID-19 bouscule les habitudes en termes de voyages d’affaires

Marquée par la crise mondiale liée au COVID-19, l'année 2020 a été celle du chamboulement des habitudes de déplacement professionnels des entreprises. Avec un contexte épidémique touchant l'ensemble des pays du monde, les usages ont fait l'objet d'une remise à plat générale, afin de mettre en harmonie le maintien des activités économiques des sociétés avec les contraintes sanitaires strictes et inévitables. 

La limitation des déplacements professionnels est ainsi devenue une habitude de plus en plus courante, au profit de solutions alternatives telles que les visio-conférences et l'utilisation des outils digitaux pour compenser les rencontres physiques. Si cet aspect représente des gains de temps et d'argent évidents, les voyages d'affaires restent un moyen plus efficace d'entretenir et de consolider la relation avec vos partenaires, prestataires ou clients... A vous de trouver le bon équilibre entre adaptation à un contexte particulier et maintien de vos activités récurrentes dans de bonnes conditions !

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