Géolocalisation : quelles règles pour vos véhicules de société ? Mobility de TotalEnergies

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La géolocalisation des véhicules ouvre de nombreuses perspectives d’optimisation aux entreprises. Mais il ne faut pas oublier que son usage est formellement encadré par la loi. Etes-vous sûr de bien connaître les règles en vigueur ?

Par Fabien - Publié le 05/12/2015, mis à jour le 22/08/2019

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Avec les outils de géolocalisation, les entreprises sont aujourd’hui en mesure d’optimiser tous les déplacements des salariés. Mais le dispositif, séduisant, ne doit pas être engagé sans préparation.

Je souhaite mettre en place un système de géolocalisation, que dit la CNIL ?

Avant d’installer des outils de géolocalisation sur les véhicules de votre entreprise, il faut soumettre une déclaration à la CNIL (norme simplifiée de conformité n°51 ou déclaration normale). La loi « Informatique et Libertés » prévoit en effet que l’utilisation du dispositif présente une finalité déterminée, explicite et légitime. La géolocalisation peut permettre de :

– suivre et facturer une prestation de transport de personnes, de marchandises ou une prestation de services liée à l’utilisation du véhicule ;

– assurer la sécurité de l’employé, du véhicule professionnel ou des marchandises dans certains cas (transport d’échantillons de grande valeur par exemple) ;

– déterminer le temps de travail si aucun autre moyen n’est possible ;

– mieux allouer les moyens pour gérer des prestations dans des lieux différents sur le territoire, notamment pour gérer les interventions en urgence (pour des opérations de dépannage par exemple) ;

– respecter une obligation légale ou réglementaire (selon le type de transport, par exemple les poids lourds, ou la nature des biens transportés).

Quelles sanctions sont prévues si je ne fais pas cette déclaration ?

Si l’entreprise ne respecte pas la procédure prévue par la CNIL, son responsable pénal (le dirigeant de la société) encourt une lourde sanction de 300 000 euros d’amende et 5 ans d’emprisonnement.

Quelles démarches réaliser en interne lors de la mise en place d'un dispositif de localisation des véhicules ?

Déclarer la finalité du système à la CNIL ne suffit pas… Pour exploiter les avantages de la géolocalisation sur les véhicules, il faut aussi prévenir :

– le comité d’entreprise, qui doit être consulté avant la mise en place du système ;

– les personnes habilitées à traiter les données collectées. Elles doivent d’ailleurs être désignées à l’avance ;

– tous les salariés concernés. Ils doivent être informés de l’installation du dispositif par une note de service ou au moyen d’un avenant au contrat de travail, contresigné par chaque salarié. Cette note doit mentionner les finalités poursuivies, les destinataires des données, le droit d’opposition pour motif légitime et les droits d’accès et de rectification. Sinon ? Les salariés peuvent obtenir le versement de dommages et intérêts ainsi que l’annulation absolue de l’utilisation des données collectées.

FLEET Connect garantit la confidentialité des données de ses utilisateurs

Quelles sont les utilisations interdites de la géolocalisation pour les véhicules d'entreprise ?

Une fois que la mise en place du système est validée, l’entreprise ne peut pas utiliser toutes les informations librement :

– seule la vitesse moyenne peut être considérée : le relevé des infractions revient uniquement aux autorités judiciaires et les données de lutte contre le vol sont réservées à la police ;

– la désactivation de la géolocalisation est obligatoire si le véhicule est aussi utilisé par le salarié dans le cadre privé, lorsque des représentants du personnel se déplacent dans le cadre de leur mandat et lorsque l’employé dispose d’une liberté dans l’organisation de ses déplacements (VRP par exemple).

– la géolocalisation ne peut pas être un moyen de suivi du temps de travail lorsqu’un autre dispositif est déjà en place ;

– les données utilisées pour l’analyse de l’activité des salariés ont des limites de temps de conservation : de manière générale, elles ne doivent pas être exploitées au-delà de 2 mois (recommandation de la CNIL). Pour optimiser les tournées des chauffeurs, elles peuvent être conservées un an. Enfin, pour le suivi du temps de travail, l’entreprise peut garder les données pendant 5 ans. Une exception existe : elles peuvent être conservées plus longtemps pour réaliser des analyses statistiques, à condition que les données restent anonymes.

Un de mes salariés me demande l'accès aux données de géolocalisation, que dois-je faire ?

En 2011, un salarié victime d’un accident de la circulation avec son véhicule de fonction a émis le souhait d’accéder à la copie des données de géolocalisation. Son employeur n’a pas donné suite et le salarié a porté plainte. Après plusieurs courriers de relance restés sans réponse, la formation contentieuse de la CNIL a prononcé une sanction de 10 000 euros à l’encontre de l’entreprise pour manquement à l’obligation de garantir le droit d’accès de ses salariés aux données les concernant (article 39 de la loi « Informatique et Libertés »).

Si ces nombreuses règles à respecter scrupuleusement peuvent faire reculer, elles ne sont pas si contraignantes… Elles limites simplement l’exploitation des données pour ne pas empiéter sur la vie privée des salariés. Et les avantages en valent la peine : connaître les trajets ou la consommation des véhicules permet en effet d’améliorer constamment les déplacements et les tournées des salariés, de retrouver plus facilement un véhicule volé ou d’engager une politique d’éco-conduite efficace dans l’entreprise.

Respect de la vie privée : peut-on refuser la géolocalisation d'un véhicule ?

Avec l'entrée en application du RGPD, vos collaborateurs ont la possibilité de s'opposer à l'utilisation de la géolocalisation de leur véhicule, uniquement si celle-ci permet de les identifier et de les relier aux données collectées. L'utilisation faite des informations récupérées par la géolocalisation peut également constituer un motif de refus formulé par un salarié de votre entreprise. Cela peut ainsi s'appliquer lorsque ce dernier dispose d'une liberté de mobilité ou d'organisation de son travail, clairement stipulée dans son contrat de travail. Bon à savoir : les représentants du personnel ont le droit de s'opposer à tout recours à la géolocalisation des déplacements liés directement à leur mandat.