Carte carburant ou indemnités kilométriques :
comment choisir la meilleure solution ?

La gestion des frais de déplacement est un enjeu majeur pour votre entreprise. Entre l'optimisation des coûts, la simplification administrative et la conformité fiscale, comment choisir la bonne solution ? Ce comparatif vous guide dans ce choix.

Les indemnités kilométriques

Largement utilisées, les indemnités kilométriques sont une méthode traditionnelle de remboursement des frais de déplacement. Elles offrent une certaine souplesse, mais comportent
aussi des limites à considérer attentivement.

Quels sont les avantages pour l’entreprise ?

Opter pour une carte carburant professionnelle, c’est faire le choix de l’efficacité. Les bénéfices pour votre entreprise sont nombreux, concrets et mesurables.

Qu'est-ce que l'indemnité kilométrique ?

L'indemnité kilométrique est un remboursement forfaitaire versé par l'employeur au salarié qui utilise son véhicule personnel pour ses déplacements professionnels. Ce remboursement vise
à couvrir les frais liés à l'utilisation du véhicule, tels que le carburant, l'entretien, l'assurance, la dépréciation (c'est-à-dire la perte de valeur du véhicule due à son usage et au temps), et parfois même les péages ou le stationnement.

Le principe est simple : le salarié déclare les kilomètres parcourus à titre professionnel, et l'employeur le rembourse sur la base d'un barème spécifique. Ce barème fiscal est établi chaque année par l’URSSAF et prend en compte la puissance fiscale du véhicule (en chevaux fiscaux) et la distance totale parcourue sur l'année.

Le rôle de ce barème est primordial. Il définit les montants plafonds au-delà desquels les remboursements d'indemnités kilométriques deviennent soumis à cotisations sociales et à l'impôt
sur le revenu. En respectant ce barème, l'entreprise et le salarié bénéficient d'une exonération de charges sociales et fiscales, ce qui en fait un dispositif attractif sous certaines conditions.

Avantages des indemnités kilométriques

Malgré ses contraintes, la solution des indemnités kilométriques présente 3 grands atouts, notamment pour des structures ou des usages spécifiques :


  1. Pas de coût fixe initial :

L'entreprise n'a pas à investir dans l'acquisition ou la gestion d'un parc de véhicules, Le coût est proportionnel aux déplacements effectués par les salariés.

  1. Flexibilité pour le salarié :

Le collaborateur utilise son propre véhicule, ce qui lui offre une grande liberté dans le choix de son moyen de transport. Il peut également choisir son lieu d'approvisionnement en carburant, sans être contraint par un réseau de stations ou des spécificités contractuelles.


  1. Simplicité pour les déplacements occasionnels :

Pour les entreprises où les déplacements professionnels sont rares et ponctuels, le système peut sembler moins contraignant que la mise en place d'une infrastructure dédiée.

Inconvénients et limites des indemnités kilométriques

Les avantages des indemnités kilométriques sont souvent contrebalancés par 4 inconvénients majeurs, en particulier pour les entreprises ayant des volumes
de déplacements plus importants :

  1. Gestion administrative lourde :

Chaque salarié doit tenir un relevé précis de ses déplacements (dates, lieux, motifs, nombre de kilomètres). L'entreprise doit ensuite collecter, vérifier et valider ces notes de frais, ce qui représente une tâche chronophage et sujette aux erreurs pour les services comptables et financiers. Le traitement d’une seule note de frais coûte d’ailleurs en moyenne environ 53 € (source : Les Échos).

  1. Manque de contrôle et risque de fraude :

L'entreprise dépend de la bonne foi des salariés et n'a pas de vision en temps réel des dépenses engagées. Il est donc difficile pour l'employeur de vérifier l'exactitude des kilomètres déclarés. Ce manque de visibilité ouvre la porte à des approximations, voire à des fraudes, impactant directement le budget de l'entreprise.

  1. Aucune récupération de TVA sur le carburant :

C'est l'un des inconvénients financiers les plus importants. Étant donné que le carburant est acheté par le salarié avec son véhicule personnel, l'entreprise ne peut pas récupérer la TVA sur ces dépenses. Cela représente un coût non négligeable, en particulier pour les entreprises ayant un grand nombre de collaborateurs sur
la route.

La carte carburant : une alternative pour maîtriser les coûts

Face aux défis des indemnités kilométriques, la carte carburant émerge comme une solution de frais kilométriques moderne et efficace, offrant un contrôle accru et une simplification administrative. C'est une réponse directe aux besoins de gestion, de suivi et d'optimisation fiscale des entreprises.

Comment fonctionne une carte
carburant ?

Une carte carburant est un moyen de paiement dédié aux frais de déplacement des collaborateurs, émis par un fournisseur spécialisé comme TotalEnergies.

  • Reportings détaillés : Chaque transaction est enregistrée et centralisée sur le portail Mobility Business. Vous suivez les dépenses en temps réel, analysez les consommations et identifiez rapidement les anomalies.
  • Plafonds et restrictions personnalisables : Vous configurez chaque carte selon vos besoins : plafonds de dépenses (jour, semaine, mois), types de carburant, jours et horaires d'utilisation, et accès à des services complémentaires.
  • Un réseau étendu : Le collaborateur utilise sa carte dans un réseau de stations-service agréées. La carte Fleet donne accès à plus de 3 300 stations en France et à un large réseau accepteur dans 12 pays en Europe.

Les avantages de la carte carburant

Adopter une carte carburant TotalEnergies optimise la gestion et le contrôle de vos frais de mobilité.

  • Centralisation et simplification de la gestion : Vous recevez une facture unique et détaillée, ce qui simplifie la comptabilité et réduit les erreurs.
  • Maîtrise totale des dépenses : Grâce aux plafonds et restrictions, vous reprenez le contrôle total de vos dépenses et prévenez les abus.
  • Optimisation fiscale : Contrairement aux indemnités, la carte carburant permet une récupération simplifiée de la TVA sur le carburant et l'électricité. Cette démarche est justement l'un des points forts de la carte Fleet.
  • Services additionnels : La carte Fleet simplifie la mobilité en incluant le règlement des péages (via un badge de télépéage associé), du stationnement (accès à plus de 2 000 parkings) ou du lavage (plus de 1 100 centres Wash).
  • Accès à un réseau multi-énergies : En plus des stations-service, la carte donne accès à 99 % des bornes de recharge publiques en France et plus d’un million en Europe.
connaitre-les-reglementations

Les points de vigilance lors du choix de votre carte carburant

Si les avantages sont nombreux, quelques points méritent votre attention lors du choix d'une carte carburant.

  • Potentiels frais de gestion mensuels : Certains fournisseurs peuvent appliquer des frais de gestion mensuels ou annuels par carte. Il est essentiel de bien étudier l'offre et de les intégrer dans le calcul du coût total. Souvent, ces frais sont largement compensés par les montants de TVA récupérés et la simplification administrative.
  • Dépendance à un réseau de stations-service : L'utilisation de la carte carburant est limitée au réseau du fournisseur. Il est donc crucial de choisir un prestataire comme TotalEnergies qui propose un réseau dense et étendu. Ce réseau couvre les zones d'intervention de vos collaborateurs, y compris pour la recharge électrique. Un réseau limité pourrait entraîner des contraintes pour vos conducteurs. C'est un critère essentiel auquel répond la carte Fleet, limitant ainsi les contraintes pour vos conducteurs. Un réseau limité pourrait entraîner des détours ou des difficultés d'approvisionnement.

Comparatif : carte carburant VS indemnités kilométriques

Pour vous aider à prendre une décision éclairée, et à choisir la solution de frais kilométriques la plus adaptée, voici un tableau comparatif synthétique des deux options, en soulignant les points clés de divergence entre la carte carburant vs les indemnités kilométriques. Ce comparatif met en lumière les avantages et inconvénients de chaque dispositif face à la gestion de vos frais de déplacement professionnel.

Critères

Indemnités kilométriques

Carte carburant (TotalEnergies)

Gestion administrative

Lourde : notes de frais, justificatifs, vérification

Simplifiée

Facture unique, gain de temps, moins d'erreurs.

Contrôle des dépenses

Conséquence : manque de visibilité et risque de fraude

Total

Alertes proactives et contrôle en amont.

Optimisation fiscale (TVA)

Aucune récupération de TVA

Facilitée et optimisée


Récupération de TVA sur facture unique (selon carburant).

Expérience collaborateur

Avance de frais, gestion justificatifs, prix fluctuants

Pas d'avance de frais

Large réseau, services additionnels (péages, parking, lavage), simplicité d'usage via l'application My Card.

Quelle solution choisir en fonction de votre profil d'entreprise ?

Le choix de la solution de frais kilométriques la plus pertinente dépend intrinsèquement de la taille de votre entreprise, du volume et de la nature des déplacements de vos collaborateurs. Il n'existe pas de réponse unique, mais des orientations claires pour vous guider.

Pour les TPE avec peu de déplacements

Pour les TPE avec des frais de déplacement occasionnels, les indemnités kilométriques peuvent sembler simples. Cependant, l'absence de récupération de TVA peut vite devenir coûteuse. La carte Fleet devient intéressante dès que les déplacements sont réguliers, pour une meilleure visibilité et une meilleure récupération
de la TVA.

Pour les PME et flottes de véhicules

Pour les PME et les ETI, la carte carburant est la solution la plus avantageuse. Elle centralise les dépenses, offre une maîtrise totale et facilité la récupération de la TVA. Une solution comme la carte Fleet, utilisée par plus de 150 000 professionnels, transforme les frais de déplacement en un levier d'efficacité.

Pour les travailleurs indépendants

Face au dilemme de la carte carburant vs les indemnités kilométriques, les indépendants trouvent souvent dans la carte carburant une simplification majeure. Elle permet de séparer les dépenses pro/perso, facilite la récupération de la TVA et élimine l'avance de frais. En optant pour une carte carburant, l'indépendant assure un suivi précis, une simplification comptable et une meilleure visibilité sur ses frais de déplacement professionnel, constituant une précieuse démarche et administrative.

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