Il s'agit d'un document de facturation créé, acheminé et réceptionné sous une forme numérique standardisée, configurée pour permettre une intégration et un traitement informatiques automatisés.

Une confusion fréquente existe : un simple fichier PDF envoyé par courriel ne constitue pas une facture électronique conforme à la nouvelle réglementation.   

La différence majeure réside dans le fait qu'une facture électronique intègre des données structurées (prix, montants de TVA, références clients) directement déchiffrables et intégrables par les logiciels comptables, éliminant ainsi le besoin de saisie manuelle, contrairement au format PDF qui reste une image figée.